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Dématérialisation et Archivage électronique

Les collectivités sont amenées à engager dans tous les domaines plusieurs chantiers de dématérialisation (Chaines comptables, marché publics, contrôle de légalité, dossier numérique individuel …).

Or, les archives des collectivités territoriales, en tant qu’archives publiques, sont soumises à un certain nombre de règles : responsabilité de l’autorité territoriale, obligation de récolement, contrôle de la présence physique des documents, locaux de conservation sains, respect des obligations de conservation (type de documents, durée …), procédures d’élimination strictes (autorisation préalable des Archives départementales pour destruction ….) …

Les archives électroniques sont soumises à ces mêmes contraintes. L’archivage électronique est donc un prérequis indispensable à tout projet de dématérialisation.

L’archivage électronique s’inscrit donc dans une gestion des données numériques par la prise en compte du cycle de vie de l’information ainsi que de la conservation pérenne des données à forte valeur juridique, stratégique et/ou patrimoniale qui sont souvent la seule trace de l’activité de l’administration.

Le S.I.T.I.V. a décidé, après l’organisation de six groupes de travail, de s’associer avec le Groupement d'Intérêt Public Santé Informatique Bretagne (G.I.P. S.I.B.), hébergeur public agréé par le Service Interministériel des Archives de France (S.I.A.F.), et prestataire de l'opérateur numérique Mégalys (Collectivités de la Région Bretagne) pour adresser à ses collectivités une solution garantissant une capacité opérationnelle forte. La fin de l’année 2019 verra la mise en production de l’archivage électronique des bordereaux de recettes/dépenses et des délibérations des instances de gouvernances.

Le 7 mai 2019