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«Déploiement de la Gestion Relation Citoyen»

Conformément aux demandes de l’'Etat de rendre la totalité des services publics accessibles en ligne au 1er janvier 2022, le SITIV accompagne les villes partenaires dans le déploiement de leurs portails  de Gestion de la Relation Citoyenne (GRC). Les citoyens, tous comme les commerces et associations, peuvent ainsi à tout moment et à distance solliciter les services des villes par le biais de téléservices  (demandes dématérialisées) et en suivre l’avancement.

Pour cela, l’outil Publik la société Entrouvert a été retenu. Il offre au citoyen la possibilité de déposer une demande dématérialisée en s'identifiant via France Connect, et pour les commerces et les associations via les API Entreprises. Les données sont ainsi pré remplies dans les démarches et facilite la saisie de leurs  coordonnées. De plus, l’outil offre un suivi de la demande par un numéro de suivi unique, un historique et des notifications aux étapes clés du traitement.

Quant aux agents traitants des villes, cet outil leur offre un meilleur suivi des demandes, une interaction avec le citoyen via des systèmes de questions/réponses, mais aussi une vue d’ensemble des demandes sans oublier l’axe RGPD en anonymisant les données pour chaque demande.

Depuis janvier 2019, la ville de Vénissieux a ouvert son portail à destination des citoyens et dans quelques jours ce sera le tour de la ville de Saint Chamond d’ouvrir son portail à destination des associations et des commerçants. D’autres villes partenaires comme les villes de Corbas et de Pierre Bénite sont en train de travailler sur leur portail et ouvriront courant 2020/2021 en partenariat avec la Métropole et le SITIV.

«Mise en place d’un nouvel outil libre de gestion du support»

Le SITIV a mis en place en avril 2019 un nouvel outil de gestion de demandes et incidents : Gestionnaire Libre de Parc Informatique (GLPI).

GLPI s’inscrit parfaitement dans la volonté du SITIV d’améliorer le suivi et la qualité du support applicatif, technique et métier auprès des utilisateurs de chacune des villes membres.

Le module d'assistance de GLPI est conforme au guide de bonnes pratiques « Information Technology Infrastructure Library » (ITIL pour Bibliothèque pour l'infrastructure des technologies de l'information) concernant la partie gestion des incidents et gestion des demandes de services. Il intègre entre autre des notions comme l'impact, l'urgence d'un ticket et une normalisation des statuts. La souplesse de l’outil permet une liberté d'implémentation de gestion qui correspond le mieux aux besoins. L’ensemble des acteurs concernés est référencé dans le ticket, permettant ainsi une notification durant le cycle de vie du ticket.

Au-delà de la constitution et de l’incrémentation d’une base de connaissance centrale et mutualisée, le choix de cet outil s’est articulé particulièrement dans sa capacité à constituer un reporting d’activités précis et constant. Les collectivités membres peuvent visualiser le statut des tickets, et ont la possibilité d’accéder à des statistiques sur les demandes et incidents les concernant.
Depuis juin 2019, l’utilisation de cet outil a été ouvert à la ville de Saint Chamond, qui gère depuis ses incidents et demandes directement sur la base GLPI. La ville de Corbas est en cours de déploiement.

«Gestion du temps et des activités»

Le SITIV, sur la sollicitation des villes membres, va acquérir une solution logicielle de gestion des temps et activités (GTA).

Cette solution permettra de compléter l’offre de service du SITIV dans le domaine des Ressources Humaines par la mise en œuvre d’un outil offrant la possibilité de suivre les temps de travail, les présences, les absences et le suivi des activités des salariés.

Elle s’inscrit dans un objectif global de dématérialisation permettant d’alléger et fiabiliser les procédures et circuits administratifs, de réduire et simplifier les tâches de saisie, d’automatiser les calculs en temps réel, et d’optimiser l'élaboration et la gestion des plannings.

Chaque agent pourra ainsi disposer d’informations sécurisées, fiables et transparentes sur son temps de travail, son affectation, ses droits à congés.

L’encadrement de proximité bénéficiera d’une vision globale de son service et pourra adapter son activité aux différentes contraintes du service.

Cette solution permettra grâce à ses capacités de personnalisation de s'adapter à chaque organisation conformément aux règlements des temps de travails des collectivités et sera interfacée avec les applications RH existantes (alimentation du système de paie …).

Elle s’appuiera sur la mise en œuvre de solutions de pointage des temps (pointeuse, badgeuse, smartphone) permettant de faciliter la saisie des temps.

«Portail Agent»

 Le SITIV est heureux de vous annoncer la mise en œuvre opérationnelle de son nouveau portail agents ! ( https://portail.sitiv.fr )

Il s’agit pour les Villes membres d’une nouvelle brique essentielle dans leur système d’information, qui permet de mettre à disposition des agents et partenaires, de façon centralisée et sécurisée, l’ensemble des accès aux outils collaboratifs (messagerie collaborative, réseau social, plateforme documentaire collaborative), aux outils transverses (Tiers de télétransmission, parapheur électronique, cartable élus, archivage électronique) et aux outils métiers du SITIV et des villes (finance, RH, social, technique, enfance, courrier, backoffice GRC, élection, état-civil, …).

Le portail permettra également progressivement de donner accès aux systèmes d’information de l’état et des partenaires par l’intégration du dispositif Connect Agent (promu et mis en œuvre par l’état via son programme 2020-2021 – Tech.Gouv https://www.numerique.gouv.fr/actualites/tech-gouv-accelerer-la-transformation-numerique-du-service-public/ ).

Le SITIV fait partie des sites pilotes coordonnés par la DINUM (ancienne DINSIC https://www.numerique.gouv.fr/dinum/ )

Le dispositif permettra aux agents une plus grande mobilité tout en assurant la traçabilité et la sécurisation des accès.